"마인드맵"이 재무설계사(Advisor: 고문/자문이겠지만 좀 어색해서 재무설계사 번역)와 고객/직원 간의 커뮤니케이션 방법과 정보를 회사 전반에 걸쳐 체계화하는 방법을 바꾸고 있습니다. 그 결과는 고객에게 더 좋은 정보의 제공, 엄청난 시간 절약, 높은 고객 유지율과 수수료매출 증가 외 다양하게 나타납니다 .

 

마인드맵은 정보를 한 페이지에 체계화하고 캡쳐해내는 시각적인 도구입니다. 이것은 원형의 형태를 기반으로, 중앙의 주제로부터 분기(branching off)해나가는 관련주제들로 이루어집니다. 각 브랜치(하위주제)는 또 다시, 하위분기 혹은 관련 문서에 링크되는 하위 주제로 세분화될 수 있습니다.

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재정자문회사에서는 이 방법론을 단순히 고객미팅과 고객문서관리에서만 사용하는게 아니라 내부미팅과 내부문서관리에서도 사용합니다.

 

Clarity for clients  

Stratford 컨설팅사의 재무설계사이자 관리책임자 인 Susan G. Schildt는 "이는 그냥 회의안건 정리하고 진행하는것 보다 훨씬 효과적입니다," 라고 이야기했습니다.

그녀의 회사는 5년 전 고객이 합류한 후 고객을 참여시킬수 있는 방법으로 마인드맵을 사용하기 시작했습니다.

마인드맵은 모든 것이 한 페이지 내에 있기 때문에 재무설계사와 고객 모두가 하나도 빠트리는 것 없이 잘 챙길 수 있도록 도와줍니다.

"이것은 모든것이 어떻게 통합되는지 보여주는 시각적 방법"이며, "고객이 중요하고 통제 할 수있는 부분에 초점을 맞출 수 있도록 도와줍니다." 라고 Schildt씨는 이야기 했습니다.(아래의 마인드 맵 예제 참조)

Source: Coyle Financial Counsel ( 역자: 번역됨 - concierge는 적당한 한국어 의미를 모르겠어서 걍 놔둠)

 

"예를 들어, 고객이 '내가 뭘 얻을 수 있을지' 보다 '이 돈으로 어떻게 내 목표를 달성 할 수 있을까?'를 생각하는 데 도움이됩니다." 라고 덧붙였습니다.

 

"우리가 마인드맵을 사용하기 시작한 주된 이유는 마인드맵이 복잡한 금융관련 상식에 대해 명확성과 이해력을 고객에게 부여했기 때문입니다."

1 년에 한 번, 고객은 17 인치 x 14 인치 크기로 인쇄된 그들의 재무(financial) 마인드맵을 제공받습니다.

더 상세한 내용이 궁금하시면 : 당신의 뇌가 당신을 가난하게 만든다  기사를 참고하세요.

 

"고객들은 실제 인쇄된 문서를 손에 쥐기 원합니다"라고 Klaben은 말했습니다. "이것은 증권사 입출금내역서(wire-house statements)보다 더 중요합니다. 전문용어 없이 쓰여 있어서 고객이 이해할 수 있는 문서죠."

Klaben의 마인드맵에 있는 주제 중 하나는 "커뮤니케이션"으로, 고객이 회사로부터 어떤종류의 연락처를 언제 받을 지를 보여주는 하위 분기(sub-branches)가 있습니다. 또한 회계사, 변호사, 담당자(custodian) 과 같은 재무팀 구성원의 연락처 정보를 보여주는 하위 분기도 있습니다.

RTD 파이낸셜 어드바이저즈 (RTD Financial Advisors)사의 CFP 이자 수석부사장 인 John Hochschwender씨는 는 "고객이 좋아합니다. "1 천만 달러가 있다면 어떻게 할 것인가?"처럼 여러가지 답변이 있을 수 있는 비선형(non-linear) 질문에 특히 유용합니다. "

 

Clarity for advisors

Hochschwender씨는 5년 전 미팅에서 마인드 맵을 사용해서 메모를하는 것을 보았고, 즉시 그사람을 채용했습니다.

"그건 정확히 우리가 필요로 하던 것"이라고 그는 말했습니다. "그 당시 우리는 페이퍼리스(종이서류없는 업무환경)로 업무했었고, 모든 문서는 스캔해서 사용했습니다."

"그런데 회의를 할때면 정작 이 문서들이 어딨는지 찾기 힘든 문제에 직면했었습니다"라고 덧붙였다. "마인드맵을 사용하면 이 모든 정보를 한 곳에서 정리할 수 있지요."

Hochschwender씨는 마인드맵 덕분에 더 효과적인 미팅을 진행할 수 있었다고 이야기했습니다.

온라인용 마인드맵 소프트웨어

• Mindjet: www.mindjet.com/mindmanager
• MindGenius: www.mindgenius.com
• MindMeister: www.mindmeister.com

 

"회의를 준비하는 데 시간이 적게 들고, 뭔가 찾으려고 헤집고다닐 필요가 없습니다"라고 그는 말했습니다.

문서가 한 페이지에 전부 링크되어 있기 때문에 "동일한 시간에 더 많은 재무설계작업을 할 수 있습니다." 라고 설명했습니다. "예를 들어, 고객은 '내 유언집행인이 누구인지 모르겠어요'라고 말합니다. 그러면 저는 '넵, 여기 당신 유언장 여기있습니다.'라고 말할 수 있습니다. 이젠 더 이상 '확인해보고 알려드리겠습니다' 할 필요가 없는거죠."

Coyle Financial Counsel의 Klaben은 자신의 업무에서, 마인드맵핑을 통해 자신과 동료가 실제로 고객에게 얼마나 많은 시간을 할애하는지 확인할 수 있다고 말했습니다.

 

"일부 고객에게 상담료를 청구해야한다는 사실을 깨닫게되었습니다." "그들을 위해 일하고 있는 모든 부분들을 쉽게 보여줄 수 있었기 때문에 독촉할 필요도 없었습니다."

 

회사가 마인드맵을 사용한 첫 해에 신규 상담료로만 회사 매출이 10 % 증가되었습니다. 상담 수수료는 현재 총 수익의 35 % 이상을 차지합니다.

고객용 마인드맵의 투명성과 상세함은 고객지원팀이 고객의 상황을 더 잘 이해할 수있게 하여 모든 직원들이 더 나은 고객지원을 할 수있게 해줍니다.

Klaben : "우리는 정보를 제도화(institutionalized) 했습니다. 그래서 혹시 담당자가 떠나더라도, 팀은 이슈의 95 %를 처리할 수 있습니다."

Wheaton Wealth Partners의 CFP 인 Rob O'Dell : "마인드맵은 우리의 업무를 완전히 바꿔 놓았습니다."

더 상세한 내용은 은퇴를 위해 감정적인 준비가 되었는가? 를 참고.

 

페이퍼리스 오피스인 이 회사는, 2010 년부터 전면적으로 마인드 맵을 도입하여, 고객 관리 및 내부 비즈니스 관리에 모두 사용합니다.

"우리는 펜과 종이를 사용하지 않습니다. 모든 메모는 마인드맵에 입력합니다."

고객 미팅에서 참석자들은 60인치 화면에서 프레젠테이션을 봅니다. 마인드 맵의 오른쪽에는 개념적이고 사회적인 주제가, 왼쪽에는보다 객관적인 번호 중심의 주제가 표시됩니다. 하지만 소프트웨어로 사용자가 원하는 대로 이 브랜치들을 배치할 수 있습니다.

O'Dell씨의 직원들은 그외에도 아래와 같은 용도로 마인드맵을 활용하고 있습니다:

• 문제해결
• 전략기획
• 고객문서 관리
• 브레인스토밍
• 마케팅
• 비즈니스 관리
• 공개 프레젠테이션

O'Dell씨는 "고객들은 이러한 접근 방식 때문에 우리를 선택합니다. 지난 신규 고객 6 명 중 4 명은 우리 웹사이트에 있는 마인드 맵에 흥미를 느껴 우리를 방문했습니다."

—By Deborah Nason, special to CNBC.com